ระบบ MIS มีการนำเทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ (AI) จากผู้ให้บริการภายนอกที่เชื่อถือได้ เช่น SCB และ Heroku มาใช้เพื่อสนับสนุนการทำงานของระบบในบางฟังก์ชัน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อช่วยค้นหา วิเคราะห์ สรุปข้อมูล และอำนวยความสะดวกในการใช้งาน ทั้งนี้ AI เป็นเครื่องมือสนับสนุนการทำงาน (Assistive Technology) มิใช่กลไกในการตัดสินใจแทนผู้ใช้ และผู้ใช้สามารถเลือกใช้หรือไม่ใช้ความสามารถของ AI ได้ตามความเหมาะสมของงาน
หลักการสำคัญ
ระบบ MIS ออกแบบให้ความสามารถด้าน AI เป็นบริการเสริมเพื่อสนับสนุนการทำงานของผู้ใช้ ไม่ใช่ข้อกำหนดในการใช้งานระบบ ฟังก์ชันหลักของระบบยังคงสามารถดำเนินการได้โดยไม่ต้องพึ่งพา AI เพื่อให้ระบบมีความโปร่งใส ตรวจสอบได้ และสามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่องแม้บริการ AI ภายนอกไม่พร้อมใช้งาน
1. การใช้ AI ในระบบ
ระบบอาจใช้ AI เพื่อช่วยดำเนินการในงานต่อไปนี้
- ค้นหาเอกสาร: ช่วยค้นหาเอกสารภายใน สรุปสาระสำคัญ และแนะนำเอกสารที่เกี่ยวข้องผ่าน DocsIQ โดยอ้างอิงเฉพาะเอกสารที่ผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึง
- สรุปกิจกรรม: ช่วยสรุปกิจกรรมในปฏิทินของผู้ใช้ รวมถึงภาพรวมกิจกรรมในช่วงเวลาที่กำหนด เพื่อช่วยวางแผนการทำงาน
- ค้นหาห้องและทรัพยากรด้วยภาษาธรรมชาติ: ช่วยแปลงคำอธิบายความต้องการของผู้ใช้เป็นเงื่อนไขการค้นหา
- สรุปงานติดตาม: ช่วยสรุปภาพรวมของงานร้องเรียน งานค้างดำเนินการ หรือรายการที่ต้องติดตาม สำหรับผู้ใช้ที่ได้รับสิทธิ์
- ประมวลผลเอกสาร: อาจใช้เทคโนโลยีในการสกัดข้อความจากเอกสารและ OCR เพื่อแปลงภาพเป็นข้อความก่อนนำไปค้นหา วิเคราะห์ หรือสรุป โดยดำเนินการเฉพาะเอกสารที่ได้รับอนุญาตให้ประมวลผล
2. หลักการคุ้มครองข้อมูลและความเป็นส่วนตัว
การใช้บริการ AI ภายนอกดำเนินการภายใต้พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) รวมถึงนโยบายด้านข้อมูลของมหาวิทยาลัยมหิดลและคณะอย่างเคร่งครัด โดยยึดหลักดังต่อไปนี้
- ส่งต่อเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นต่อการประมวลผล (Data Minimization)
- หลีกเลี่ยงการส่งข้อมูลที่สามารถระบุตัวบุคคลได้ เว้นแต่มีความจำเป็นและได้รับอนุญาตตามกฎหมายหรือนโยบายที่เกี่ยวข้อง
- การส่งข้อมูลไปยังผู้ให้บริการ AI ภายนอกอยู่ภายใต้การกำกับดูแลของผู้ดูแลระบบ และต้องเป็นไปตามข้อตกลงการใช้บริการและมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูล
3. หน้าที่และความรับผิดชอบของผู้ใช้
ผู้ใช้มีหน้าที่
- ใช้งานข้อมูลภายในขอบเขตสิทธิ์ที่ได้รับ
- ปกปิดหรือลบข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลอ่อนไหวที่ไม่จำเป็นก่อนใช้ฟังก์ชัน AI
- ตรวจสอบความถูกต้องของผลลัพธ์จาก AI ก่อนนำไปใช้งานหรือเผยแพร่
- แจ้งผู้ดูแลระบบทันทีเมื่อพบข้อมูลผิดพลาด การเปิดเผยข้อมูลโดยไม่เหมาะสม หรือพฤติกรรมที่อาจกระทบต่อความมั่นคงปลอดภัยของระบบ
ผลลัพธ์จาก AI ถือเป็นข้อมูลเพื่อการสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support) มิใช่ข้อสรุปหรือคำวินิจฉัยที่ถูกต้องเสมอไป ผู้ใช้ยังคงเป็นผู้รับผิดชอบในการพิจารณา ตรวจสอบ และตัดสินใจขั้นสุดท้าย โดยเฉพาะในกรณีที่เกี่ยวข้องกับสิทธิ ประโยชน์ สุขภาพ ความปลอดภัย หรือผลกระทบต่อบุคคล
4. การกำกับดูแลและการทบทวน
ผู้ดูแลระบบจะทบทวนการใช้งาน AI ผู้ให้บริการ AI และมาตรการคุ้มครองข้อมูลเป็นระยะ เพื่อให้สอดคล้องกับความเสี่ยง เทคโนโลยี และกฎหมายที่เกี่ยวข้อง รวมทั้งจัดให้มีช่องทางรับแจ้งเหตุด้านความเป็นส่วนตัวและความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูล
หากผู้ใช้มีข้อสงสัยเกี่ยวกับการใช้ AI หรือพบเหตุผิดปกติ ควรแจ้งผู้ดูแลระบบ MIS ก่อนนำผลลัพธ์จาก AI ไปใช้ในการตัดสินใจหรือเผยแพร่ต่อบุคคลอื่น
